von Karoline Holicky
Veröffentlicht am 27.07.2021Aktualisiert am 28.03.2024
Als ich neu in der PPM-Welt war, habe ich mich zunächst gefragt, was denn die „Ressourcen“ sind, von denen dauernd die Rede ist. Schnell wurde mir klar: Zwar können mit „Ressourcen“ alle Arten von materiellen und immateriellen Mitteln gemeint sein, im Projektportfoliomanagement meinen wir aber meistens die einzusetzenden Mitarbeiter, also Menschen.
Das war erst einmal befremdlich für mich – auch wenn ich mich dann schnell daran gewöhnt habe. Tatsächlich stört es aber viele Menschen, die nicht in Bereichen wie PPM, Projektmanagement oder HR arbeiten, wenn sie als „Ressource“ bezeichnet werden. Vor einem alltagssprachlichen Hintergrund erscheint ihnen der Begriff irgendwie herabsetzend oder entmenschlichend.
Mit diesem Artikel hoffe ich erläutern zu können, warum wir diesen Begriff in bestimmten Tätigkeitsbereichen verwenden und er nicht als Herabsetzung gemeint ist; zudem möchte ich reflektieren, wann dies doch zu einem Problem werden kann und was wir dagegen tun können.
Wer regelmäßig Projektportfolios plant, sieht es bestimmt ähnlich wie ich: Software, Maschinen, Materialien … all das sind nur Zugaben oder Hilfsmittel. Diejenigen die die Arbeit letztendlich fertigstellen, sind die Mitarbeiter. Erst wenn eine realistische Zuweisung von Mitarbeitern auf Projekte geschafft ist, haben wir das Gefühl, einen funktionierenden Plan zu haben. Aus unserer Sicht sind Mitarbeiter nicht nur Ressourcen, sie sind die wichtigsten und wertvollsten Ressourcen, die ein Unternehmen hat.
Ein weiterer Grund, aus dem wir den Begriff „Ressourcen“ verwenden: Die Planungen, die wir machen, sind oft sehr komplex. Und abstrakte Begriffe helfen, komplexe Situationen zu durchschauen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen 30 Projekte gleichzeitig managen, an denen fünf Teams aus jeweils 5 bis 10 Personen arbeiten. Plötzlich wird jemand krank und niemand aus seinem Team kann die Lücke schließen. Sie benötigen Ersatz und müssen einen Mitarbeiter mit dem passenden Skill-Profil finden, ohne dass dafür dann anderswo etwas liegen bleibt. Erst dann können Sie die entstandenen Lücken schließen und weitermachen. Anders gesagt: Sie müssen Ihre Ressourcen managen.
Im allgemeinsten Sinn sind Ressourcen etwas, das wir einsetzen können, um einem Ziel näher zu kommen oder dieses zu erreichen. In der Wirtschaft sind damit sowohl materielle Güter (z. B. Rohstoffe) als auch immaterielle Güter (z. B. Know-how) gemeint. Im Portfoliomanagement aber auch im Projektmanagement oder dem Personalwesen stehen zudem die menschlichen Ressourcen, die Human Resources, im Mittelpunkt. Die Summe aller menschlichen bzw. personellen Ressourcen eines Unternehmens ist die Summe dessen, was die Mitarbeiter zur Zielerreichung in das Unternehmen einbringen können. Das ist kein Wert, der sich leicht quantifizieren lässt, da hier qualitative Faktoren wie Erfahrung, Zufriedenheit und Motivation eine enorme Rolle spielen können.
Ja, der abstrakte Begriff „Ressource“ macht mir meinen Job leichter. Für mich ist gerade nicht wichtig, dass der Mitarbeiter Michael H. in seiner Freizeit Rosen züchtet oder Mozart hört. Für mich ist wichtig, dass er über die nötigen Skills verfügt, um in Q1 und Q2 etwa 300 Stunden Java Development in Projekt 47-5a zu übernehmen.
Das ist aber einer der Aspekte, der am Begriff „Ressourcen“ für Menschen kritisiert wird. Es wird eine verengte Sicht auf einen Menschen gefördert, die ihn nur in seiner Verwendbarkeit für ein bestimmtes Projekt zeigt. Das ist ein Vorteil für mich und meine Planung, wird aber ein Nachteil, wenn ich überhaupt gar nicht mehr anders über den „Mensch“ nachdenke, den ich als „Ressource“ sehe. Michael ist eben nicht nur Senior Developer mit Java Skills. Hier nur zwei schnelle Beispiele für Probleme, die auftreten können, wenn ich das vergesse:
Beide Beispiele haben erst einmal nichts mit dem Skillprofil zu tun, das in meiner Planungssoftware mit der Ressource „Michael“ verknüpft ist – aber eine Menge mit dem Mensch Michael.
Wenn „Ressource“ als Begriff bei manchen schlecht ankommt, warum nicht einfach einen anderen Begriff verwenden? Da spricht auf den ersten Blick nichts dagegen, aber die verschiedenen Alternativvorschläge, die im Umlauf sind, haben ihre eigenen Probleme. „Personalbestand“ z. B. scheint uns Mitarbeiter noch viel mehr zu verdinglichen. „Personen“ ist irgendwie nichtssagend und hebt die Individualität der Mitarbeiter auch nicht unbedingt hervor. Solche Ersatzbegriffe sind zudem oft umständlich, wo sie uns doch das Planen einfach machen sollen. Ich glaube, es ist besser, den Begriff „Ressourcen“ weiterzuverwenden, aber bewusst damit umzugehen.
Zeit für ein Zwischenfazit:
Hier einige Tipps, die auf meine Erfahrung als Portfoliomanagerin zurückgehen.
Für uns in der Planung ist der Begriff „Ressource“ alltäglich und wir meinen nichts Negatives damit. Andere Mitarbeiter kennen das Wort aber vielleicht nur aus anderen Kontexten und fühlen sich ggf. herabgesetzt oder als „Material“ behandelt. Vermeiden Sie daher möglichst den Begriff „Ressource“ in Mitarbeitergesprächen. Das verhindert nicht nur Missverständnisse, Sie lernen so auch selbst, bewusster mit dem Wort umzugehen.
Wenn Sie ein Portfoliomanager sind, der nicht auf täglicher Basis mit den Teams zusammenarbeitet, sollten Sie sich dennoch darum bemühen, die Menschen in Ihrem Arbeitsumfeld kennenzulernen. Nur so können Sie Entscheidungen treffen, die wirklich auf menschliche und zwischenmenschliche Facetten eingehen. Und das führt uns zu Tipp 3 …
Jeder Mitarbeiter ist einzigartig. Auch wenn zwei davon auf dem Papier sehr ähnliche Qualifikationen haben, verfügen sie dennoch über sehr spezialisierte Skills und gehen vermutlich auch sehr unterschiedlich an ihre Aufgaben heran. Je besser Sie darin werden, solche Faktoren bei der Projektplanung zu berücksichtigen, desto besser können Mitarbeiter ihre individuellen Stärken in Projekte einbringen. Das verbessert nicht nur die Ergebnisse, sondern zeigt den Mitarbeitern auch, dass ihre Stärken gesehen und genutzt werden.
Ein Grund, aus dem sich Menschen mehr wie eine „Ressource“ als ein wertgeschätzter Mitarbeiter fühlen, ist, wenn sie sich nicht einbringen können und ihre Expertise nicht genutzt wird. Führen Sie sich immer vor Augen: Die Mitarbeiter sind Experten in dem, was sie tun. Und sie sind meistens näher an den alltäglichen Problemen als irgendwer sonst. Lassen Sie ihnen den Freiraum, Probleme eigenständig zu lösen, aber seien Sie da, wenn jemand auf Schwierigkeiten hinweist und um Unterstützung bittet.
Projektportfolios planen und Ressourcen und Kapazitäten verwalten kann manchmal extrem komplex werden. Dabei auch noch auf individuelle Stärken, Schwächen und sonstige Eigenarten einzugehen, immer ein offenes Ohr für Probleme zu haben und auch noch darauf zu achten, nicht zu oft von „Ressourcen“ zu reden – das klingt nochmal extra anstrengend.
Glücklicherweise helfen hier Tools wie Meisterplan. Meisterplan reduziert die Komplexität bei der Portfolioplanung erheblich – was Ihnen wieder mehr Zeit und Konzentration gibt, sich auf Ihre Kernaufgabe zu konzentrieren: Mit Menschen zusammenarbeiten! Probieren Sie es gerne aus.
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