8 Zitate, die Sie zu einem besseren Projektportfoliomanager machen

Manchmal liest man ein Buch, einen Artikel oder einen Blogpost und stolpert über einen Satz, der hängen bleibt. Einen Satz, bei dem man nicht anders kann, als zu nicken. Immer mal wieder begegnet einem ein Zitat, das sehr treffend die alltäglichen Herausforderungen für Projektportfolio­manager beschreibt. Wenn Sie schon mehrere Jahre als Projektportfolio­manager arbeiten, könnten Sie sicherlich selbst ein ganzes Buch an Weisheiten und Empfehlungen für Neueinsteiger schreiben. Die folgende Zusammenstellung ist daher wirklich nur eine kleine Auswahl an hilfreichen Zitaten für Projektportfolio­manager – sie stammen nicht nur von erfahrenen Geschäftsleuten und Managern, sondern auch von Autoren, die gar nichts mit PPM am Hut haben, aber dennoch den Nagel auf den Kopf treffen.

Lassen Sie sich inspirieren!

1. „There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.“

– Peter Drucker

Dies ist eines meiner absoluten Lieblingszitate, denn im PPM geht es doch genau darum. Die Ausrichtung der Projekte an den Strategiezielen des Unternehmens und die Priorisierung anhand festgelegter Bewertungskriterien sind das A&O. Doch wir alle kennen sie nur allzu gut, diese Projekte, die Budget fressen und Ressourcen beanspruchen, obwohl sie aus strategischer Sicht eigentlich gar nicht wichtig sind.

Oder der andere Fall: Ein Projekt ist abgeschlossen und das Ergebnis liegt so wie vor einigen Monaten definiert auf dem Tisch. Das Problem: Die Anforderungen und die Rahmenbedingungen hatten sich längst geändert. Das eigene PPM hielt jedoch zu starr am ursprünglichen Plan fest. Und nun haben Sie den Salat.

Besser, Sie prüfen immer wieder den Strategiebeitrag von Projekten und schrecken auch nicht vor den Konsequenzen völlig neuer Prioritäten zurück.

2. „The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.“

– George Bernard Shaw

Okay, dieses Zitat passt zu fast allen Lebenslagen und eben ganz besonders zu Projektportfolio­managern. Vergessen Sie nicht, dass Projektportfolio­manager ein Bindeglied zwischen der Unternehmensführung, den Ressourcenmanagern, Programmmanagern und Projektleitern darstellen. Wer „Kommunikation“ auf dieser Drehscheibe zwischen den Abteilungen und Funktionen nicht zu seinen Soft Skills zählen kann, ist fehl am Platz.

Erfolgreiche Kommunikation im PPM, das bedeutet: Projektideen von Anfang an kommunikativ begleiten, Anforderungen und Erwartungen mit den Teams klären, Missstände klar ansprechen, Entscheidungen in Meetings dokumentieren, Veränderungen allen Beteiligten mitteilen und Reportings sinnvoll weiterleiten.
Und ganz wichtig: Dinge auch dann aussprechen, wenn es einem selbst banal erscheint – Gedankengänge wie „der wird sich das schon denken können“ helfen niemandem.

3. „Achieve results, not phases.“

– Jeroen de Flander

Viele Manager sind zu sehr darauf fokussiert, dass alle Projekte gemäß dem Zeitplan ablaufen und jeder Milestone wie vereinbart erreicht wird. Das suggeriert nämlich, dass alles unter Kontrolle ist. Doch anstatt aufgabenorientiert zu sein, sollten Projektpläne eigentlich ergebnisorientiert sein. Das heißt konkret: Geplante Aktivitäten direkt mit dem zu erzielenden Nutzen verlinken und den Projektfortschritt nicht anhand der Summe der absolvierten Aufgaben, sondern anhand der gelieferten Ergebnisse messen.

4. „Business is often about killing your favourite children to allow others to succeed.“

– John-Harvey Jones

Es gibt sie immer wieder: Die Projekte, in die man schon zu viel Kopfzerbrechen investiert hat, als dass man sie fallen lassen könnte. Selbst wenn der „Kampf ums Überleben“ schon seit Monaten andauert und man bereits im Grunde schon weiß, dass das Projekt scheitern wird. In der verzweifelten Hoffnung, dass ein kleines Wunder geschehen wird, steckt man mehr Ressourcen in das Projekt, anstatt von dem Projekt abzulassen. Dabei könnten die verschwendeten Ressourcen an anderer Stelle ungemein weiterhelfen.

Wenn der Zeitpunkt des Scheiterns gekommen ist, hilft nur akzeptieren und schnellen Prozess machen.

5. „Remember the two benefits of failure. First, if you do fail, you learn what doesn’t work; and second, the failure gives you the opportunity to try a new approach.“

– Roger Von Oech

Niederlagen gehören zum Alltag dazu. Das  Lieblingsprojekt schafft es nicht durch die letzte Auswahlrunde. Es gibt Stress zwischen den Projektmanagern, die Unternehmensführung wartet schon viel zu lange auf den neuesten Statusreport. Ein besonders wichtiges Projekt kämpft mit scheinbar unlösbaren Problemen, die neue Software bringt nicht die erwünschte Leistung und der Workshop war eine totale Katastrophe. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Und so abgedroschen das jetzt klingen mag: Wichtig dabei ist, den größtmöglichen Nutzen daraus zu schöpfen. Selbst, wenn es nur darum geht, aus den Fehlern zu lernen. Übrigens ist es als Projektportfolio­manager auch Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Projektleiter im Unternehmen aus Ihren Fehlern und den Fehlern anderer lernen. Also Best Practices festhalten!

6. „The only thing we know about the future is that it will be different.“

– Peter Drucker

Als ich diesen Satz zum ersten Mal las, wusste ich, dass er perfekt zum Thema PPM passt! Starres Vorab-Planen ohne Raum für Anpassungen ist eine wenig agile Herangehensweise. Es wird immer wichtiger, schnell und souverän notwendige Abwandlungen des ursprünglichen Plans umzusetzen (oder vielleicht sogar gar keine Detailplanung mehr zu betreiben). Deshalb wenden sich Unternehmen vermehrt Lean PPM zu, welches ihnen die notwendige Flexibilität gibt.

7. „A mass of data is not the same as a report.“

– Simon Moore

Das Weitergeben von relevanten Informationen ist ein wichtiges Aufgabenfeld von Projektportfolio­managern. Die Unternehmensführung würde die Daten zwar gerne immer sofort haben, um sich in Echtzeit ein Bild von der aktuellen Situation machen zu können, doch nicht aufbereitete Informationen haben so ihre Tücken. Schnell haben Projektportfolio­manager es mit einem riesigen Berg an mehr oder weniger strukturierten Daten zu tun, die erst nach stundenlangem Durchforsten Antworten auf die wichtigen Fragen liefern. Erstellen Sie stattdessen Reports, die gleich ganz konkrete Fragestellungen beantworten – zum Beispiel: Wie werthaltig ist mein Portfolio? In Meisterplan finden Sie verschiedene Templates für Reportings, die aus großen Datenmengen aussagekräftige Berichte machen.

8. „Willingness to change is a strength, even if it means plunging part of the company into total confusion for a while.“

– Jack Welch

Eine Situation, die Projektportfolio­manager allzu gut kennen: Es geht um Change. Änderungen zu initiieren, erfordert Mut. Zu Beginn der Abenteuerreise ist vielen Kollegen noch nicht klar, wohin das Ziel führt. Man stößt auf Widerstand, es ziehen nicht alle an einem Strang. Wichtig ist am Ende des Tages, dass Sie als Projektportfolio­manager das Ziel nicht aus dem Auge verlieren!

Kommunizieren Sie klar und deutlich. Der Weg mag holprig sein und zu Verwirrung führen. Zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie wissen, wohin die Reise führt. Gründe für den Change zu verstehen, erhöht die Akzeptanz der Kollegen. So erreichen Sie gemeinsam Ihre Ziele und überstehen die schwierige Phase des Changes.

Kennen auch Sie ein Zitat, das in diese Liste passen würde?

Dann notieren Sie es, vergessen Sie es nicht, und kommunizieren Sie die enthaltene Empfehlung an Ihre PPM-Kollegen weiter. Oder teilen Sie es mit uns auf unseren Social Media Plattformen.